8 שאלות שכל מרצה צריך לשאול מראש

8 שאלות שכל מרצה צריך לשאול את המארגנים מראש ועוד 2 "חשוב לדעת"…

על מנת שפרזנטציה תהיה מוצלחת, צריך יותר ממצגת טובה. צריך להתאים את המצגת, אבל לא פחות – להכין את המרצה עצמו לפזנטציה.
על מנת שהמרצה יוכל להתמקד אך ברק בהרצאה ובקשר עם הקהל, רצוי להציג למארגנים מספר שאלות מראש:

  1. מי הקהל?

    זו השאלה הראשונה שנצטרך לשאול, ואסור לנו תמיד להניח שאנחנו יודעים את התשובה.
    מה המכנה המשותף לקהל? האם כולם עובדים באותה חברה? באותו התחום? אם מדובר בכנס, מה נושא הכנס?
    מה טווח הגילאים, איזה שפה הם דוברים, האם מדובר בתחום "גברי" "נשי" או חוצה קווים?

  2. כמה משתתפים צפויים להיות?

    כמות המשתתפים תשפיע על סוג הפרזנטציה ועל האמצעים להציג, על המידע הנוסף שיועבר בין המשתתפים, על סוג האינטראקציה עם הקהל.
    אם מדובר בקהל מצומצם, ייתכן ובכלל אין צורך במצגת. אם מדובר בקהל גדול מאוד, המצגת צריכה להיות ממוקדת יותר ויש להתחשב בכך שיהיו אנשים שישבו רחוק מהמסך ולכן המצגת צריכה להיות מספיק ברורה למי שיושב בספספלים האחוריים.
    גם קצב ההרצאה ישתנה: כשהקהל גדול צריך ליצור קצת יותר גירויים. לעומת זאת כשהקהל קטן, צריך להשאיר יותר זמן לשאלות פונטציאליות מהקהל.

  3. היכן תתקיים הפרזנטציה?

    המיקום הגיאוגרפי חשוב – כמה זמן ייקח לנו להגיע למקום, מתי יהיה לנו זמן להתארגן.
    אם מדובר בפרזנטציה חשובה במקום מרוחק יחסית, שווה לבדוק אפשרות להגיע למקום יום קודם וללון שם.

  4. היכן נציג?

    תחת קטגוריה זו נופל המיקום עצמו: האם מדובר בחדר ישיבות, אולם קטן או באולם גדול? האם האנשים ישבו סביב שולחנות, בצורת "תיאטרון" או באודיטוריום?
    שאלות אלו חשובות גם לאמצעי ההצגה וגם לטווח התנועה שיידרש ממך – המרצה.
    האם הפרזנטציה תתקים על במה? האם על רצפה? חשוב להבין איזה סוג של קשר עין יתקיים בין המרצה לקהל.
    שאלה קריטית נוספת למי שמשתמש במצגת: האם מדובר באולם סגור עם שליטה בתאורה או במקום מואר?
    אם המקום מואר, ללא שליטה בתאורה – כדאי לחשוב טוב לגבי שימוש במצגת – רצוי שהרקע יהיה לבן ושהפונטים יהיו גדולים וכהים.

  5. אילו אמצעים יהיו זמינים לך?

    כשמשתמשים במצגת חשוב מאוד לשאול את השאלות הבאות:

    1. האם אוכל להשתמש במחשב האישי שלי? (לדעתי – תמיד רצוי לשאוף להציג עם המחשב האישי שלי). אם כן, לבדוק אם ישנם מספיק שקעי חשמל, האם יש צורך להביא כבל מאריך (לי יש תמיד שקית ברכב עם כבלים מאריכים בגדלים שונים…)
    2. אם לא, איזו גרסת ווינדוס ואופיס קיימת במחשב של האולם – להציק עם השאלה הזו עד לקבלת מענה מדוייק ואמיתי. כבר יצא לי לשאול, לקבל תשובה ולהבין שמי שנתן לי אותה לא בדיוק ידע… פונטים נראים אחרת בין גרסאות WINDOWS שונות – לא מספיק לבדוק את גרסת ה-POWERPOINT.
    3. ציוד הגברה: איזה ציוד יש. האם במקום "מדונה"? מיקרופון רגיל? האם ניתן להתחבר עם רמקול שנביא איתנו?
      הנושא חשוב מאוד מאחר והדבר יקבע עד כמה ניתן להיות ניידים בעת הפרזנטציה. אם נצטרך לעמוד מאחורי פודיום ולדבר משם – המצגת צריכה להיות הרבה יותר "חזקה" מאשר אם יש לנו טווח תנועה ונוכל "לדבר" בשפת גוף, ידיים וכו'.
    4. האם הציוד במקום מחובר לרמקולים? האם ניתן להקרין סרטון?
    5. האם יש במקום חיבור WIFI? למרות שאני תמיד תמיד מעדיפה להציג סרטונים מהתיקייה של המצגת עצמה, אם קיים במצגת סרטון מ-YOUTUBE או VIMEO – לא ניתן יהיה להציג אותו ללא חיבור.
    6. במידת האפשר, כדאי לבדוק אם מדובר במקרן (פרוג'קטור) חדש, מה העוצמה שלו ולשאול אם מצגות נראות בו בבירור.
    7. כדאי לבדוק אם ביום הפרזנטציה יהיה במקום איש טכני שיוכל לעזור עם החיבורים.
  6. כמה זמן יהיה לך לדבר?

    הרבה פעמים כשסוגרים את ההרצאה לא ידוע בדיוק כמה זמן. מבקשים ממני לפעמים לדבר בין 30-45 דקות, או בין 40-60 דקות.
    ככל שמתקרבים למועד ההרצאה, כדאי לבדוק בדיוק כמה זמן יהיה לי לדבר. רבע שעה זה נושא שלם אותו אוכל להוסיף או להוריד במידת הצורך.
    ככל שהמצגת בנוייה נכון יותר – אפשר להוסיף או לגרוע נושאים או התעמקות בנושא בהתראה קצרה מאוד – אבל כאשר מדובר בפרזנטציה חדשה יחסית, בנושא "מלחיץ" כמו גיוס כספים או בפרזנטור פחות מנוסה – כדאי לדעת כמה ימים מראש לפחות בדיוק כמה זמן יעמוד לרשותך.

  7. האם בסוף יהיה זמן לשאלות ותשובות?

    הדרך הטובה ביותר להוכיח מומחיות היא באמצעות שאלות ותשובות. לעיתים, המארגנים מקצים זמן לשאלות ותשובות מעבר לזמן ההרצאה ואף מאפשרים לקהל להירשם מראש.
    אם המארגנים לא דואגים לזמן נוסף – כדאי להשאיר בהרצאה זמן לשאלות מהקהל ולעודד אותם לשאול.

  8. מי עוד מדבר? מי מדבר לפני?

    שלא כמו שאלות אחרות ברשימה זו, המידע הזה לא קריטי – אבל כדאי לדעת. המצגת שלך לא תשתנה הרבה על סמך מי עוד מציג לפני או אחריך, אבל המידע יעזור לך להבין טוב יותר את הדינמיקה של האירוע.
    אם מדובר בדובר יחיד – הזמן קצת יותר גמיש, מצד אחד, אבל האחריות כולה מונחת על כתפיך.
    אם ישנם דוברים נוספים, כדאי לבדוק מה הנושאים עליהם מדברים.
    אני משתדלת להקשיב לדוברים לפני ולהתייחס לדברים שאמרו כשאני מרצה. זה גורם למעורבות גדולה יותר בקהל – כשמרצה מתייחס למידע שניתן קודם על ידי מרצה אחר.

 

חשוב מאוד (1):

לבדוק מתי ניתן לבצע "ניסוי כלים": מתי אפשר לחבר את הציוד שלך ולנסות אותו, כמה זמן יש בין דובר לדובר.
לרוב, כשישנם מספר דוברים יש "הפסקת קפה" או הפסקת צהריים בין כל 2-3 דוברים. זה הזמן להגיע – גם אם זו לא השעה היעודה לך, כדי לבחון את הציוד.

חשוב מאוד (2)

כדאי שיהיה איתך תמיד:
2 שלטי מצגות עם אחד עובדים והשני "תכנית גיבוי".
מיקרופון דש או מדונה – לא להיות תלוי רק בציוד של האולם
מפצל חשמל (למחשב, רמקולים אם צריך, ועוד)

כבל מאריך – לפעמים אני רוצה את המחשב קרוב יותר אלי – לא רוצה להיות תלוייה בשקעים שנמצאים בקירות האולם, לעיתים מרוחקים יותר מהמיקום שלי על הבמה או בחלל החדר.

 

 

קטגוריות: |תגובות 0

על כותב המאמר:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.