איך בונים מצגת שמפשטת תהליכים ונתונים?

הרצאה בכנס היועצים הפיננסיים בישראל, נובמבר 2018

תמלול ההרצאה:

אז המטרה של ההרצאה שלי היום, מֵעבר ללתכנן, היא להציג את הכלים שיש לכל אחד מאתנו. אני מניחה שבעשרים דקות אנחנו לא נלמד איך לתכנן את כל הדברים באקסל, ובוודאי שאני יכולה מקסימום לתת כלים בשביל לעזור להכניס נוסחה כזו או אחרת לתוך אקסל, אבל יש כלים נוספים. ומה שכן חשוב לי להעביר לכם היום בהרצאה הזו, זה בעצם איך להציג את אותם דברים שאתם מתכננים ועושים. כי כמו שאמר אייל, הרבה פעמים הצד ששומע אתכם, זה לא הצד שמבין את כל המילים האלה בכל הנושאים.

כשאני מתחילה הרצאה- כל הרצאה או כל הצגה או כל פרזנטציה- ברגע שאתם יושבים מול לקוח או לקוח פוטנציאלי, אתם כבר נמצאים בשלב הפרזנטציה. השאלה תמיד תמיד צריכה להתחיל ב: מה המטרה?  למה אני נמצא כאן? מה אני רוצה להשיג בסוף אותה פרזנטציה? מה אני רוצה שמי ששומע וצופה בפרזנטציה, יעשה בסוף  ההרצאה?

מעבר למחיאות הכפיים שאני מקווה שיהיו פה בסוף, אני בהחלט רוצה שתצאו ותעשו משהו. אם הגדרתי נכון את המטרות שלי לפני שבכלל התחלתי את הפרזנטציה, סביר להניח שזה מה שתעשו.

השאלה הבאה לחלוטין היא: מי הקהל? מי האנשים שיצפו, יאזינו, יקבלו במייל את אותה פרזנטציה שעשיתי? ומעבר למי הקהל- שאלה עוד יותר חשובה – זה מה מעניין אותו.

כשאני יכולה להגדיר את הקהל, ואני היום לפני שהגעתי להרצאה הזאת, ידעתי שאני אדבר בפני מתכננים פיננסיים. האמת, גם ידעתי ש-80% מהקהל באולם גם יהיו גברים. וידעתי פחות או יותר אפילו איזושהי שכבת גיל. כי כל המתכננים הפיננסיים שאני הכרתי עד היום, כולם היו גברים.

בואו נתכנס לנושא של מה מעניין את הקהל ולמה זה בכלל רלוונטי. כי כשאנחנו נדבר במזרח, ונתנו לי פה דוגמה מאוד טובה, יכול להיות שכל המבנה וכל התוכן וכל הנראות של הפרזנטציה שלי תהיה שונה מאשר כשאני אעביר את זה לקהל של גברים ישראלים בגילאים מסוימים. ואם אני אדבר עכשיו עם חבר'ה שרק התחילו ללמוד משהו באוניברסיטה, מן הסתם אפילו השפה שלי תהיה שונה. לכן נורא נורא חשוב לנו להכיר את הקהל, להבין באיזה שפה לדבר- האם אני אשב עכשיו ואני אתחיל לדבר על מושגים בהקשר של מצגות- כמו גריד וכמו הנפשות מוכללות- זה לא ידבר לאף אחד, וזה לא רלוונטי פה לאף אחד.

אם אני אעביר לכם עכשיו מצגת מאזור אחר, מעולם תוכן אחר- זה גם לא ידבר אליכם. ולכן אלה שתי שאלות- גם אם אני אשב מול אדם אחד בפרזנטציה, זה לדעת מי, מהו, פחות או יותר בן כמה הוא, עם איזה ידע מוקדם בכלל הוא הגיע.

אם אני לא יודעת אף אחת מהתשובות האלה, אני תמיד אלך למכנה הנמוך יותר. ז"א, אני אצא מנקודת הנחה שהאנשים שעומדים מולי לא מבינים את השפה המקצועית ביותר. אם אני אגלה תוך כדי שכן, אני תמיד יכולה להעלות קצת את השפה. אבל במקור, אני אצא מתוך נקודת הנחה שהאנשים שבאים לא בטוח א' עד כמה מעניין אותם לשמוע אותי, אז כדאי שאני אהפוך את זה למעניין. ומעבר לזה, לדבר בשפה שהיא תובן למרבית האנשים באולם. אני תמיד אומרת: אני מכוונת ל-60%. תמיד יהיו 20% שיאבדו אותי מתישהו אולי, 20% שמכירים ורק באים כדי לכתוב אחר כך ביקורת, אבל 60% שבהחלט מעניין אותם ורוצים לדעת.

כל הנושא הזה חשוב מאוד לבניית המסר. בסופו של דבר, כל דבר שאנחנו מעבירים בתקשורת- בין אם היא מילולית ובין אם היא לא מילולית- תמיד אנחנו מעבירים מסרים, ואלה צריכים להיות ברורים מאוד לנו לפני שאנחנו מתחילים להציג אותם.

אז כמה מילים על מי אני ולמה אני עומדת פה, ובכלל מספרת לכם את הדברים האלה. אני באה מעולם של ניהול פרויקטים. במשך מרבית חיי, ניהלתי פרויקטים- גדולים יותר וקטנים יותר- וחלק ממש בקנה מידה בינלאומי. ותמיד תמיד איכשהו נדרשתי גם לכלים שהם מהתחום, ותוך כדי איסוף נתונים ופיתוח של נתונים, וגם להציג… כי כשאתם מבקשים מחברות ביטוח- ולכם אני לא צריכה לספר את זה, ממבטחי משנה בחו"ל עם תקציב של 4.5 מיליון יורו לאיזשהו פרויקט שבהתחלה הוערך בחצי מיליון- מן הסתם, תצטרכו להציג להרבה מאוד מתכננים פיננסיים – אני מניחה, חלקם- למה זה הגיע ל-4.5 מיליון יורו.

גם כשעבדתי בתחום התיירות, תמיד היה צריך להציג לסוכנים, לאנשים שמעניין אותם, למה להגיד דווקא אלינו. עם כל הניסיון הזה שרכשתי, כשאני יצאתי לעצמאות, אז כמו ששאלה גלית: מי יצא ולמה עשה שינוי- גם אני לא בטוחה שכל חיי חלמתי להיות עצמאית. השינוי הזה איפשהו סוג של בא עליי כשהגעתי לגיל מסוים. אבל די מהר גיליתי שאלו הם דברים שאני טובה בהם – טובה אולי אפילו מאחרים. וכמובן שעוד התמדתי ולמדתי, ואני כל הזמן לומדת, כי אלה תחומים שכל הזמן משתנים. וזה גם אפרופו, מקצועות שהולכים ונעלמים. כל הזמן אנחנו צריכים לתחזק את הידע הזה.

אז כיום אני שותפה של מייקרוסופט, אני מומחית באקסל, אני מלמדת אקסל, עובדת עם התוכנה הזאת. אני גם יועצת עסקית וחברה בלשכת היועצים העסקית בישראל. ואחד הדברים שאני אישית הכי נהנית מהחברות הזאת- אני חברה בגילדה בינלאומית בתחום של מצגות- זה גם כן דבר יחסית חדש. כשאומרים: מומחה למצגות, מה הופך מומחה למומחה? הגילדה זה אחד הדברים שהיא מגדירה.

אז מתוך כל עולם התוכן הזה שלי, אני רוצה להמשיך הלאה ולצלול ולשאול מה תכנון פיננסי- בכוונה בחרתי בחורה צעירה כזאת- איך אנחנו גורמים לה לא לעמוד ככה ולתהות מה הסיפור. איך בכלל מתכנן פיננסי, ואני שוב כן לוקחת את התחום הזה, שהוא גם רחב מצד אחד וגם מאוד מקצועי מצד שני – איך אפשר להציג בפני לקוחות. וזה אחד הדברים שעלו גם כשאייל דיבר על עולם התוכן של 450 מילים ואיך אנחנו מפשטים. אין ברירה! אנחנו צריכים איכשהו למצוא את הדרך לפשט.

כשאני ככה התחלתי  להבין גם את התחום – התכוננתי כמובן לפני ההרצאה – וניסיתי להבין מה זה בעצם בדיוק מתכנן. זה שאני מכירה ושומעת, זה נחמד. נכנסתי לאתר של האיגוד, ותראו, מצאתי פה הרבה דברים- חלקם הם מאוד ברורים לי- שכר טרחה למשל, זה מאוד ברור לי. אבל יש שם כל מיני מילים שקצת אולי הייתי צריכה לחשוב טיפה יותר. הסתכלתי באתר הזה, וראיתי שבכל זאת זה כתוב קצת יותר לשפה של הלקוח ומכוון ללקוח.

ואחר כך נכנסתי לאתר אחר, וגם כאן כתוב שוב… שוב, זה דורש איזושהי קריאה מעמיקה, ואם אנחנו עכשיו נבוא ונשב לפני לקוחות פוטנציאליים – לא משנה עם זה אחד על אחד או אחד על מאה- אם אתם יושבים מול אנשים- זה קצת מאבדים. אייל אמר לי לפני זמן מה, שהזמן הקצר ביותר… שפעם אמרנו שמרחק האור, עובר את זה כשמצפצפים ברמזור, אז היום זה הזמן והרגע שמישהו השתעמם והוריד את העיניים אל הפלאפון. אז אנחנו רוצים איכשהו להימנע מזה.

ומה שאני תמיד אומרת, זה המושג הזה באנגלית: KISS  – Keep It Stupit Simple  זה ממש לא כל כך משנה. אין מה לעשות, אנחנו מדברים עם אנשים בעלי רמות קשב נמוכות, הסחות הדעת הן גדולות. אנחנו אוהבים היום הכול גם כן צ'יק צ'ק. אני טוענת שהדור הצעיר היום בכלל יכול לקרוא שתי שורות במכה אחת- התרגום בטלוויזיה, זה מה שהתרגלו.

מה שבסופו של דבר השאלה, ועל זה מה שנצטרך לתת מענה לכל לקוח, זה: איזה ערך אני, המתכנן הפיננסי, מביא ללקוח?  עכשיו, זה נורא נורא ברור, אבל תתפלאו כמה פעמים כשבמהלך פרזנטציות למיניהן, זה לא מוגדר כמטרה: הערך שאני מביא ללקוח.

אני כתבתי את זה סתם. זה נושא שהוא לגמרי לגמרי נתון לוויכוח. אני באתי עם איזשהו רעיון- כך אני לפחות תופסת את זה: אני עוזר לך להגדיר את החלומות שלך בעתיד, ואת הדרך הכלכלית להגשים אותם. אתם מוזמנים לרשום או לצלם את זה. זה מה שנראה לי שמתכנן פיננסי עושה. אז למה לא לדבר על זה ולהגיד את זה במילים האלה? זה הרבה יותר ברור.

ובכל זאת, מאחר שעכשיו אנחנו באיזו הרצאה שרוצה לתת קצת יותר מקצועי, אני חושבת שאחרי שהבנתם ויצרתם את הקשר- בין אם זה לקוח פוטנציאלי – שוב, בין אם זה הרצאה שאתם מעבירים – אני חושבת שעכשיו אנחנו רוצים לדבר בכל זאת על איזשהו תהליך להסביר איך אנחנו עושים, מה אנחנו עושים.

גם כשהתכוננתי להרצאה, ביקשתי מפיטר שישלח לי קצת חומר- שאני אוכל לראות באמת מה אתם עושים ולא רק לשער. וקיבלתי ממנו איזשהו מסמך מצוין מאיזו חברה מחו"ל, אז חלק מהדברים לקוחים קצת מהעולם משם, וחלק תרגמתי בכל זאת כדי שזה ייראה טוב.

אני אומרת: אנחנו צריכים להציג את התהליך – ללוות את הלקוח שלנו או את השומע שלנו כל הזמן יד ביד. לא לתת לו בלוקים נורא גדולים של טקסט, כי כשנותנים בלוקים נורא גדולים של טקסט, אז שוב, או שקוראים נורא מהר ומשתעממים והולכים לפלאפון או שזה מכניס קצת לסטרס – מה, את כל זה אני צריך עכשיו להבין ולשמוע?

גם אם כתבתם, אתם לא חייבים להגיד בדיוק את אותם דברים. להיפך – כתבתם, אנשים רואים, יכולים לצלם כדי שהשקף יהיה מלא, אבל דברו ותוליכו את הקהל שלכם אתכם ביחד. זה תהליך שאנחנו עושים ביחד.

אז אם אני רוצה להציג פחות או יותר מה עושה – אז הצעד הראשון שלנו יהיה להגדיר איזושהי תמונת מצג נוכחית. והצעד השני יהיה הגדרת מטרות ויעדים. ואנחנו נלך לזיהוי של אתגרים ופערים. והמלצות ויישום ההמלצות. לכל אחד מאלה- אתם רואים- יש לזה משהו נלווה. אני יכול להסביר, אבל תזכרו כל הזמן מה הלקוח יקבל בעצם. ז"א, אני אלווה אותך צעד בצעד ברגע שהחלטנו, כי לא קל- לא קל ליישם דברים שאנחנו מחליטים בבית. אנחנו בעצם אפילו מלווים אותך בתהליך הזה.

עכשיו, כאן לקחתי משהו מאוד צבעוני. ואני יודעת שבמיוחד אנשים שעוסקים ככה במקצועות יותר מקצועיים, לא תמיד אוהבים את הצבעים. זה בסדר לעשות בדיוק אותו דבר עם צבע אחד או צבעי המותג שלכם, בהנחה שיש לכם צבע. ולא חשוב כל כך הצבע, אבל תהיו עקביים: אם התחלתם עם סט מסוים, תמשיכו, ואתם באמת תראו איך אצלי במצגת הדברים האלה באים לידי ביטוי.

דרך נוספת שאני אישית יותר אוהבת, והיא גם קצת יותר מודרנית היא לעשות בדיוק את אותו דבר שעשיתי מקודם, ולתת קצת יותר fine tuning – איזשהו משהו קצת יותר ויזואלי אפילו. ולקחת את התהליך, ושוב ממש לרדת אתו. ואם אני רוצה להראות שיש לי פה משהו שאני הולכת ללוות את הלקוח שלי, וזה מערכת יחסים שאנחנו בונים, כי זה לא בהכרח… אתם לא רוצים שזה יהיה ייעוץ חד פעמי. אתם נורא נורא רוצים להודיע ללקוח מראש, שמעכשיו זה משהו שאנחנו כל הזמן נעשה, ואנחנו נבוא יחד אתך. ואנחנו ניפגש פעם ב-X זמן כמה שאתם מחליטים, כל פעם נעריך מחדש ונתכנן ונבדוק את תמונת המצב, ונדביק את הפערים, ונעשה את כל מה שאנחנו צריכים לעשות עד הפעם הבאה. זה ממש תהליך. ולכן כשמציירים את זה בצורה כזו, זה נראה הרבה יותר תהליכי. ושוב, כמו שאמרתי, זה לא חייב להיות צבעוני. יכול להיות צבעי מותג למי שמפריע לו מאוד הצבעוניות.

ציר זמן- זה גם אחד הדברים שראיתי בתכנונים כאלה. כאשר אנחנו רוצים לראות איך אנחנו בעצם גלגלנו והגענו לשלב שאנחנו נמצאים בו היום. אז שוב, ציר זמן אפשר לכתוב אותו בבולטים הרגילים, ואפשר מצד שני, לצייר את זה ממש כאיזשהו סוג של ציר זמן, ולהסביר: מה אספת בכל חלק ומה צברת. ובסופו של דבר, אנחנו מדברים על איזשהו מצב עכשווי לקראת מצב בעתיד. ושוב, עם אותו צבע אחד.

נתונים- זה אחד הדברים שהרבה… גם אני, דרך אגב, לפני שנכנסתי לעולם של האקסל, אמרו לי: מספרים- הייתי מחפשת איפה לברוח. זאת טבלה מתוך אותו דוח שסיפרת לי שפיטר שלח לי. אני בטוח שכשאתם מסתכלים על זה, אתם מבינים את זה במבט אחד מה כתוב פה. לי לקח זמן. ואפילו שאני אומרת שאני כן יחסית קרובה לעולם הזה. אני חושבת שזו טבלה הרבה יותר ידידותית למשתמש. מה בסה"כ רוצים להגיד לנו פה? רוצים להגיד לנו שעד גיל מסוים או עד שנה מסוימת אנחנו עוד מסודרים עם ההכנסות לעומת הצרכים. בשלב 1- 2051- זה הולך להשתנות. עכשיו, כן אחר כך אם יושבים ושואלים שאלות, אפשר להרחיב את הטבלה. זו טבלה, דרך אגב, שיש לה עמודות מוסתרות באקסל. זה נורא נורא פשוט. אבל היא מעוצבת ככה שכל מי שרואה אותה, מבין איפה הבעיה מתחילה. אנחנו נחזור לטבלה הזאת עוד מעט.

פאי- אני אומרת תמיד: פאי זה רק אם אוכלים אתו. אין שום סיבה אחרת בעולם להשתמש בפאי. מחקרים היום מראים את זה שבפאי אנשים יכולים לראות הבדלים כשמדובר בשלושה- גג ארבעה פלחים- וכשההבדלים הם באמת גדולים. פאי – אם גם אתם מכניסים את הסכומים, זה עוד יותר מבלבל. מה הפתרונות הרלוונטיים יותר היום?

אנחנו מדברים היום קצת יותר על מה שנקרא: דונאט (סופגניה) וגם. אני לא משתגעת על זה, אבל עדיין אם אתם רוצים בכל זאת להראות איזה קטעים מתוך שלם, זה פתרון. עדיף להשתמש במקרה הזה באחוזים, כי אחוזים אנחנו מבינים קצת יותר טוב. כן, כמובן להתייחס – אפשר לשים למטה את הטבלה וכל שאר הדברים, שכן אנשים יוכלו לראות את הערך הכספי. אבל הרבה יותר קל לקלוט פאי מהסוג הזה.

מה שבטוח, לא יודעת מה תעשו- זה בחיים לא! זה כל כך מעוות את הנתונים, כי אם תסתכלו, ה-3500 נראה יותר גדול מה-5500. אני חושבת שהיום ב-powepoint אי אפשר לעשות אותו, באקסל עדיין אפשר לעשות אותו. אני מאמינה שזה ייכחד מהעולם. אז למרות שזה נראה פנסי, לא, לא, ממש לא!

שוב, זוכרים את הטבלאות האלה שדיברנו עליהן קודם? אני חושבת שגם אנשים היום יותר קל להם עם גרפים- עם דברים ויזואליים. תראו למשל את הגרף הזה, שהוא בדיוק אותו דבר מה שהראינו בתוך הטבלה. יש לנו את ההכנסות לעומת הצרכים. כאן גם אפשר לראות שיש לנו בעיה מתישהו- מתחילה באותה שנה שדיברנו- 2051. עכשיו, זה משהו שאפשר לקלוט במבט אחד. בטבלה הגדולה יותר, אתם זוכרים, היה קשה מאוד מאוד לראות את זה.

מתוך הדבר הפשוט הזה, שזה גרף בסיסי מה שנקרא- הדיפולט- ברירת המחדל באקסל, אנחנו יכולים להגיע גם לדבר כזה שהוא קצת יותר נחמד, ובחמישה קליקים אנחנו יכולים לעשות את זה.

נתונים נוספים שאני רוצה להראות לכם – זה לא מתוך העולם שלכם, אבל כדי שתבינו את החשיבות של הדבר הזה. תראו, זו איזושהי טבלה שמדברת על תיירות. זה כבר אחרי שסידרתי אותה שהיא לא תהיה בסתם רשת, אלא שייראה קצת יותר טוב. ואז אותו גרף של אקסל- הגרף הגנרי, נקרא לזה- ומתוך זה לקחתי את זה. מה ההבדל? לקחנו את הנתונים, בדקנו מה הם אומרים. אותם נתונים דיברו על זה שאם אתם רואים אסיה פסיפיק כיעדי תיירות בעולם, אסיה פסיפיק עלתה בין 2000 ל-2016 ב-31%, בעוד שאחרים ירדו.  אלה למטה פחות מעניינים- אירופה וארה"ב ירדו. עכשיו, זה משהו שאפשר לראות ממש במבט אחד. מה זה אומר? אל תביאו נתונים, תביאו תובנות- מה זה אומר לנו. סתם להביא את הנתונים- תשלחו בדואר, תשלחו במייל- זה יהיה בדיוק יעיל באותה מידה.

אז איך נביא את הצופים שלנו, את הלקוחות שלנו, מי שרואה אותנו או מי ששומע אותנו, לא להיראות ככה, אלא דווקא להיראות ככה? כל מה שאנחנו צריכים לעשות זה לתת ערך- להבין מה הערך שהלקוח-צופה שלנו יקבל. פשטות ותובנות.

תודה רבה לכם!

ההרצאה:

 

 

 

קטגוריות: |תגובות 0

על כותב המאמר:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.