כמה שקפים צריך במצגת

שאלה שאני שומעת הרבה וגם גוגל נשאל הרבה… והתשובה, כרגיל, מורכבת.

גישה אחת אומרת שלא יותר משקף לדקה. גישה אחרת מדברת על שקף אחד לשלוש דקות וגישה אחרת אומרת 5 שקפים גג לכל מטרה. גיא קוואסקי מדבר על שיטה של 10/20/30: עשרה שקפים, עשרים דקות של הרצאה ופונט של לא פחות מ-30…

אני בגישה, שמצגת שבנויה היטב, צריכה לשמש הרצאה בכל סדר גודל.

איך בונים מצגת נכון?

כלל חשוב הוא – שקף – לרעיון.

הכלל הנוסף שמנחה אותי – אין צורך בשקף אם הוא לא משרת את הקהל. לא את המרצה – את הקהל. אין שום בעיה לדבר על רקע של שקף אחד במשך 5 דקות, כשם שאין בעיה להעביר 5 שקפים בדקה אחת.

הכל תלוי במטרה של השקף.

כמות השקפים תיקבע גם בהתאם לזמן – אבל בעיקר בהתאם לתוכן. התוכן, כידוע – נבנה הרבה בהתאם לקהל שאמור לצפות במצגת.

התהליך לבניית המצגת:

שאלות מקדימות

  • מה המטרה של המצגת?
  • מי הקהל?
  • מה מעניין את הקהל – מה הוא מצפה לשמוע

הגדרת התכנים

  • בהתאם למטרות שהוגדרו, איזה תוכן אני רוצה להעביר?
  • מה הנקודות שהקהל ירצה לשמוע
  • איך נחבר בין שתי השאלות.

הכנת התכנית

  • ראשית, נתחיל בהגדרת הכותרות. לא חייבים בכלל להתחיל בפאוארפוינט – אפשר להתחיל בכל דרך: כתיבה על דף, מסמך וורד, הקלטה וכו’.
  • הכותרת הראשונה היא הכותרת של כל ההרצאה. רצוי שתהיה מסקרנת, משעשעת או מאתגרת.
  • הכותרת הבאה – הרקע. הצגת הבעיה, ה”כאב” של הקהל.
  • הכותרת אחרי כן – “הבטחה”. עם מה הקהל יצא מההרצאה. מענה ל”למה כדאי לי להקשיב עכשיו”…
  • הכותרת לאחר מכן – “אני”. כמה מילים על המרצה. מה הופך אותך למומחה בנושא – מעין הרחבה לקהל ל-“למה כדאי לי להקשיב עכשיו”.
  • מכאן, בהתאם ללוח הזמנים של ההרצאה – הכותרות הבאות יהיו הנושאים עליהם ההרצאה מדברת. שוב, ברמת כותרת. 4-5 שקפים, לא יותר. השקפים האלו מדברים על ה”מה”.
  • הכותרות הבאות צריכות לתת מענה ל”הבטחה”, מענה לשאלה “איך”. כאן צריכה להיות גם הנעה לפעולה: מה צריך הקהל לעשות כדי שההבטחה תתקיים.
  • השקף האחרון מהווה “כרטיס ביקור”. כזה שהקהל יוכל לצלם כדי לבצע את מה שביקשתם ממנו בשקף הקודם….

 

לאחר שהמבנה מוכן, אפשר להתחיל להכניס תכנים מתחת לכותרות. זיכרו את הכלל: רעיון אחד לשקף.
לא להכניס הרבה מלל.
להוביל את הקהל בתוך הרעיון ע”י הנפשה מתאימה.

 

המבנה הזה, מתאים לדעתי לכל מצגת מ-10 דקות ומעלה. ההבדל יהיה ברמת הפירוט מתחת לכותרות.

במצגת 10 דקות – נציג רק 2 שקפים של “מה”, ולשקף אחד של “איך”. נתמקד בעיקר בכותרות, נזכיר בקצרה את הנקודות שבתוכן.

במצגת 20 דקות – נציג את כל השקפים, נוכל להרחיב מעט בחלק מנקודות התוכן. כדאי להתמקד בנקודות שמעניינות את הקהל הספציפי

במצגת 30 דקות ומעלה – נוכל להרחיב בנקודות של שקפי ה”מה”. להקדיש יותר זמן לתהליך, להוביל את הקהל איתנו בדרך.

במצגת של שעה ומעלה, או שיעור – המבנה יהיה אותו מבנה. מה שישתנה הוא כמות השקפים של “מה” וכמות השקפים של ה”איך”.

 

מה שנכון תמיד: לא להעמיס.

תזכרו: המצגת מלווה את הדובר, צריכה לחזק ולהטמיע את הרעיונות בזיכרון של הקהל, לפשט ולהמחיש את התכנים עליהם מדבר המרצה.

 

קטגוריות: |תגיות:|תגובות 0

על כותב המאמר:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.