10 צעדים נדרשים להכנת (כל) פרזנטציה

כדי להכין פרזנטציה – כל פרזטציה, לא חשוב באיזה אמצעים – נדרשים 10 צעדים – ועוד אחד…

1. הגדרת המטרה: מה נרצה שהקהל יעשה בתום הפרזנטציה

לא חשוב אם מדובר במסר של 60 שניות או יום עיון של 6 שעות – זהו הצעד הראשון. מה אנחנו רוצים שהקהל יעשה בסוף. בין אם מדובר בצעד שיווקי, עסקי או בהקניית ידע – אנחנו צריכים להגדיר לעצמנו במדוייק מה אנחנו רוצים שהקהל שצפה או האזין לנו יעשה בתום הפרזנטציה.
מרצים רבים מדלגים על השלב הקריטי הזה ולכן אנחנו נתקלים בפרזנטציות רבות (לצערי, גם בעולם האקדמי) שמתפזרות, לא זורמות ומשאירות את הקהל מתוסכל בתום הפרזנטציה.

2. הגדרת הקהל: בפני מי אנחנו מרצים, מי נמצא שם, למה הוא הגיע ומה מעניין אותו

הגדרת הקהל תעזור לנו לקבוע באיזו שפה נדבר – לא רק שפת דיבור אלא גם את "גובה השפה" – האם הקהל מצוי בתוכן של הפרזנטציה, מכיר את החומר עליו מדברים או שהחומר חדש לו  – האם נדבר בשפה מקצועית או פשוטה יותר.
האם הקהל צעיר או מבוגר? בהתאם לגיל הממוצע של הקהל – באיזה דוגמאות נשתמש?
לעיתים, נעביר את אותה הפרזנטציה בפני קהלים שונים – הנושא יישאר אך הדוגמאות יוחלפו בהתאם לקהל.
אם אין לנו את הנתונים האלו – נעדיף תמיד להשתמש בשפה פשוטה ולהביא דוגמאות (אפילו אם קצת קלישאתיות) שמוכרות למרבית הקהל.

3.  מה נושא הפרזנטציה?

רק אחרי שיש לנו תשובות לשני הסעיפים הראשונים נוכל לקבוע את נושא הפרזנטציה.
גם, ובמיוחד אם עולם התוכן שלנו רחב – נבחר את הנושא רק אחרי שניתן מענה לשתי השאלות הראשונות.
מהניסיון שלי, גיליתי שגם כשהנושא הרחב שנבחר נשאר ללא שינוי – במרבית הפעמים הלקוחות שינו את כותרת ההרצאה אחרי שהתחלנו בתהליך.
האם כותרת כמו "כל מה שרצית לדעת על XXX ולא העזת לשאול" תדבר אל בני העשרים+ כמו שתדבר אל בני ה-50+? סביר להניח שלא.
ייתכן והכותרת עדיין תהיה רלוונטית, אבל היא לחלוטין תפספס את מקור ההשראה שלה – הסרט הקומי המוערך של וודי אלן משנת 1972 והספר עליו הוא מבוסס.
יכול להיות שנבחר כותרת אחרת, לאותה פרזנטציה כשנציג אותה בפני קהלים שונים.

4. הגדרת הזמן שעומד לרשותי

הגדרת הזמן תשפיע רבות על כמות תסריט הפרזנטציה, על כמות הנושאים ועל כמות הדוגמאות. ראיתי לא מעט פעמים מרצים שפספסו חלקים חשובים בפרזנטציה בגלל שנכנסו ל"לחץ זמן" או להיפך, התחילו למרוח נקודות לקראת סוף הפרזנטציה כי "נשאר להם יותר זמן".
כשבונים פרזנטציה נכון, מתארגנים מראש ללוחות זמנים שונים – מחליטים מה יועבר ב-10 דקות, מה ב-30 דקות ומה ב-60 דקות. כל מה שמעבר – דורש הכנה מוקדמת.
להרחבה בנושא ניתן לקרוא גם בפוסט הזה.

5. החלטה על הכלים והעזרים להעברת הפרזנטציה

לקוחות מגיעים אלי לא רק לבניית מצגת "קלאסית". אני טוענת שמצגת היא כלי. פרזנטציה היא המהות. לא בכל פרזנטציה נכון להשתמש במצגת. לפעמים, נכון יותר לעמוד מול קהל ולספר לו סיפור. לעיתים – כתיבה על לוח, או שימוש בפליפצ'ארט יעשה את העבודה טוב יותר. במיוחד כאשר רוצים לקיים אינטראקציה עם הקהל. כשרוצים ליצור משהו ביחד.
אישית, אני אוהבת שילובים. לעבוד עם מצגת אבל להשתמש באמצעים הטכנולוגיים שמאפשרים אינטראקציה עם הקהל. לשאול שאלות ולאסוף תמונות, להשאיר שקף ריק ולהשתמש בו כבלוח לבן וכו'. מבטיחה להכין בקרוב סרטון הדרכה בנושא.

6. בדיקת החומרים הקיימים – איזה מידע יש לי, איזה נתונים תומכים ובהמשך – מה חסר לי ואיך אוכל להשלים

לרוב, זהו באמת החלק העיקרי של העבודה שלי עם הלקוחות. לעזור להם לראות מה כבר קיים אצלם – לא תמיד הם יודעים שדווקא פתק בכתב יד מלקוח או סטודנט יכול להיות אחד הנושאים המרכזיים.
חלק מגיעים אלי עם טבלאות, ומסמכים ערוכים היטב וים של נתונים אותם הם רוצים להציג – אבל….. נחזור לצעד מס' 2: האם זה מה שהקהל רוצה לשמוע? אם זה חשוב – בוא נדפיס עבורו חומר עזר.
בו נביא לו בהרצאה תובנות. לא ים של מידע.
אנחנו מומחים כשאנחנו מצליחים להסביר דברים מסובכים בצורה ברורה ופשוטה. זה מה שאנחנו צריכים להעביר בפרזנטציה.

7. יצירת "תסריט", הכנת הסיפור אותו אני רוצה להעביר לקהל

נשמע מסובך? לא באמת. פשוט לקחת נייר (או מסמך) ולהכין סוג של "תרשים זרימה": ממש כמו הצעדים שאני מביאה כאן.
התחלה, אמצע וסוף.
ההתחלה תכיל הצגת הנושא והמגיש
האמצע יכיל את ה"בשר" של הפרזנטציה – הנושאים והדוגמאות או הנתונים. בשלב הראשון אפשר לשרטט את הנושאים בלבד, ללא הדוגמאות כדי ליצור את הרצף.
הסוף – יכיל סיכום, הנעה לפעולה בהתאם למטרה שהוגדרה ושקף סיכום עם פרטי הקשר

8. הכנת כותרות ונקודות בהתאם לתסריט

בין אם החלטנו על מצגת או בדרך אחרת, עדיין אנחנו נדרשים להכין מסמך מפורט לפרזנטציה.
המסמך יכלול כותרת, נקודות משנה ודוגמאות או נתונים עליהם אותם נרצה להעביר.
המסמך יסתמך על התסריט ויפרוט כל חלק בתסריט לנושא, תת נושא (כותרת) ודוגמאות רלוונטיות).

9. אם בחרתי בהכנת מצגת (שוב, לא חשוב באיזו תוכנה)

  1. אם הכנו תסריט כמו בדוגמה שבסרטון – נשתמש בה. אם לא – ניצור שקופית לכל נושא שנבחר בסעיף קודם .
  2. בכל שקופית נכניס כותרת ונקודות משנה או נתונים
  3. בחירת תמונות / ויז'ואלים שמתאימים לתוכן
  4. עיצוב המצגת בהתאם לתסריט ולתכנים שהוכנו.

10. הכנת החומרים הנילווים

החומרים יכולים להישלח מראש, להינתן במהלך או בסוף ההרצאה.
אם יש לנו מידע מקדים, אותו הקהל צריך לדעת – כדאי לשלוח מראש, במייל חומר: נתונים, רקע, קריאה מומלצת וכו'.
אם אנחנו רוצים שהקהל יתייחס לנתונים מסויימים במשך ולאחר סיום הפרזנטציה – כדאי לחלק במהלכה.
אם נרצה שהקהל ייקח איתו חומר להמשך קריאה או להפצה (כן, זו דרך מצויינת ליצור הנעה לפעולה) נכין חומר ממותג. גם בנושא הזה אכין סרטונים בהמשך.

ועוד צעד חשוב: תרגול! תרגול! תרגול!

זהו הנושא הנוסף. לא נראה לי שצריך להוסיף כאן…

 

 

קטגוריות: |תגיות:|תגובות 0

על כותב המאמר:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.