הצגת תובנות – לא הצגת מידע…

כשמבקשים ממני להכין מצגות עסקיות או אפילו מצגות למשקיעים – אחד הנושאים שעולים תמיד זה הצורך להציג נתונים. מעבירים לי אקסלים עם המון נתונים, המון מספרים ורוצים "לשפוך" הכל במצגת.

כשאני מסבירה שאם רוצים להעביר נתונים מהסוג הזה, כדאי יותר להעביר את האקסל כי במצגת, שצופים בה ע"ג מסך – כל המספרים הולכים לאיבוד, או שהטבלאות שמדביקים קטנות מידי.

השאלה שלי, במקרים אלו היא "מה בעצם חשוב לכם שהצופים יבינו ויזכרו מהנתונים האלו?" כאן – כמעט תמיד משתרר רגע של שקט.

"העניין הוא", אני אומרת, "שמרבית הצופים לא באמת מבינים את הנתונים שאתם מציגים".

כדי להקל על הצופים – גם כאלו שכן מבינים את הנתונים – אם כבר התכנסתם למקום אחד, האם לא עדיף להעביר את התובנות מתוך הנתונים? את הניתוח עצמו?

אם מטרת המפגש הוא ניתוח משותף של הנתונים – פשוט העלו על המסך את האקסל. ככה, תוכלו לבצע שינויים תוך כדי, לבחון אפשרויות שונות להצגת הנתונים – להגיע יחד לתובנות. אם, לעומת זאת, אתם רוצים שהצופים בנתונים יקבלו החלטות, יאשרו לכם ביצוע פעולות מסויימות או אפילו להעביר להם מידע או ידע מסויים – עשו בדיוק זאת: העבירו את התובנות, את הידע.

בואו נראה שתי דוגמאות:

זוהי טבלה של נתוני תיירות ליבשות השונות בשנים 2000 ו-20016.

אם אתם חייבים, אבל ממש חייבים להציג טבלת נתונים – עדיף שהיא תיראה ככה:

 

הציג את המידע בצורה קצת יותר ויזואלית – ואז מתקבל הגרף הבא:

 

אם כבר גרף כזה – אולי כדאי לפחות להוסיף איזו תובנה קטנה? ככה:

 

אבל – הדרך הנכונה ביותר, בעיני – היא להבין מה המשמעות של הנתונים. מה בעצם הם אומרים? מה אנחנו יכולים ללמוד מהם?

הנה: זו הדרך להציג את הנתונים:

 

עוד דוגמה של לפני ואחרי…

 

בקיצור – רצוי תמיד להציג תובנות – לא סתם להציג נתונים!!!

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.