זהו. הגיע הזמן לחשוב על מצגת סוף שנה

הרבעון האחרון כבר בעיצומו. השנה כמעט מסתיימת ונותרו רק חודשיים-שלושה לבדוק אילו יעדים עומדים בלוחות הזמנים ואילו יעדים דורשים תיקון.
במקביל, מתחילים לחשוב על תכנית עבודה לשנה הבאה. ועל מצגת סוף שנה….

ארגון מסודר – מתחיל לתכנן את ישיבות סוף השנה. החל מהישיבות הפנימיות, בתוך הארגון ועד הדיווחים החיצוניים – בין אם להנהלות בכירות ובין אם לדירקטוריונים.

שיטות הניהול המודרניות מייחסות חשיבות רבה (ובצדק..) לישיבות אלו. לא רק לתוצאות הישיבות אלא גם לצורה בה הן מתבצעות.
הרבה מידי מנהלים בדרגים שונים מקריאים את האקסלים שחולקו למשתתפים רגע לפני. מציגים את הנתונים, עונים לשאלות נקודתיות ונושמים לרווחה כשסיימו.

יצא לי לשאול מנהלים בדרגים שונים – "מה המטרה שלך?" וקיבלתי שתיקה ומבט של "על מה את מדברת סה"כ צריך להציג נתונים"….
כשמגיעים מוכנים לישיבה, לא צריך להציג את האקסלים. אלו צריכים להישלח מראש או להימסר בנספח בתום הישיבה למי שמתעניין בהעמקה נוספת או צריך לקבל החלטות על פיהם.
מה שמנהל צריך להציג אלו התובנות שנגזרות מהנתונים: בין אם הנתונים מראים תוצאה רצוייה טובה או לא, כדאי להתמקד בתובנות: למה הצלחנו או למה לא הצלחנו.
להציג מה צריך לשמר במקרה של הצלחה, להציב יעדים גבוהים יותר, להסביר למשתתפים למה אלו היעדים שנבחרו.
הדרך הנכונה להציג את המידע הזה – מצגת. לא אקסל.  שמעתי גם את הביטוי – מצגת סוף שנה

מצגת יכולה להיות אינטראקטיבית או סטטית. גם פליפצ'ארט יכול להוות מצגת.
גם לוח וגיר.
רק לא ים של נתונים על גבי נתונים. גם אם הם מאורגנים נחמד בדאשבורד (במקרה הטוב). כדי לקרוא את הנתונים, כן אפילו דאשבורד, צריך להכיר היטב את כל המרכיבים. הסבירות שמנהלים ממחלקות אחרות מכירים את הנתונים עד כדי כך טוב – קלושים.

5 נושאים אליהם צריכים להתייחס בדיווח בישיבת סוף שנה או במילים אחרות, מצגת סוף שנה:

  • מה היו היעדים ואיפה אנחנו ביחס אליהם
  • מה היו החוזקות
  • מה היו החולשות
  • אילו תיקונים בוצעו, מה נדרש לשפר בהמשך
  • מה היעדים לשנה הבאה (ולמה דווקא הם)

 

לחיצה על "צור קשר" היא השלב הראשון ללמוד איך נכון להציג את המידע לישיבת סוף שנה.

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.