8 שאלות מנחות לבניית דאשבורד נכון

 

אחד הכלים הניהוליים החשובים ביותר שמאפשרת תכנת אקסל היא הצגת מידע באופן ויזואלי, ברור, מתעדכן ונגיש לגורמים שונים בארגון – דאשבורד או לוח מחוונים.
דאשבורד הינו ריכוז של נתונים מהם ניתן להסיק מסקנות באופן מיידי, במבט אחד. לפחות כך הוא צריך להיות.

כמעט כל מומחה אקסל נדרש להכין דאשבורד, אך כמו בכל תחום, כאשר העבודה לא מתוכננת היטב – הדאשבורד הופך להיות מטרד במקום נכס.
ראו עד כמה מעוות המידע הויזואלי בפאי בתמונה:

 

  1.  האם ממבט אחד ניתן לראות את המידע שלשמו הדאשבורד נבנה?
    חשוב מאוד להבין כבר בשלב התכנון מה המידע שרוצים שיוצג בדאשבורד, אילו ניתוחים חשובים לצורך הסקת מסקנות מיידית. כדאי לערב מספר גורמים בתכנון ולשמור על תקשורת פתוחה על מנת לוודא שהדאשבורד משרת את המטרה לשמה הוא נבנה.

    פאי מטעה
    זו דוגמה לפאי מטעה. לכאורה חלק גדול מהפלחים נראים זהים למרות שהנתונים לא. כל זאת בגלל ההטייה של הפאי אם היה נשאר במצב "עומד" רגיל, ניתן היה לראות בבירור את ההבדלים בין הפחים השונים.


  2. האם לכל אלמנט בדאשבורד יש מטרה?
    קיימת נטייה להוסיף לדאשבורד אלמנטים רבים "שלא יחסר" ולעיתים נראה שהדאשבורד צריך להכיל טבלאות, גרפים, סלייסרים ובכלל – להיראות מאוד "עשיר".
    בפועל, צריך לוודא שלכל אלמנט יש מטרה ברורה.
    אנחנו, אנשי האקסל, אוהבים לרוב "לבטח" את עצמינו. להביא מקסימום מידע מנותח.
    כשניגשים להכין דאשבורד, כדאי שנזכור שרוב משתמשי הקצה מתעניינים רק בחלק מהנתונים.
    עדיף לבנות 2-3 דאשבורדים שיותאמו למשתמשים השונים: אחד לאגף השיווק, אחד לאגף הכספים, אחד לצוות הניהולי. כדאי לשתף כל אחד מהם כבר בשלב התכנון ולתאם ציפיות.
  3. האם הדאשבורד מציג את המסר העיקרי?
    עמוד מול הדאשבורד, צמצם את העיניים והתמקד. אחרי מספר שניות הסט את המבט וחזור על התהליך מספר פעמים. מהם הדברים שתופסים את העין? האם אכן מדובר בנתונים ברורים על התהליך הנבדק? האם כל החלקים תפסו את העין? את אלו שלא, כדאי להסיר או לשנות.
    במידה וכל האלמנטים אכן נחוצים, נסה לשנות ביניהם מיקומים.
    שנה עיצוב תוויות, צבעים ופונטים במידת הצורך.

    האם המסר כאן ברור במבט ראשון? למרות שהדאשבורד עמוס, אפשר להבין במבט אחד מה המסר למרות העומס, ניתן להבין מה מהסר
    קשה להבין את המסר ממבט ראשון קל להבין את המסרים במבט אחד למרות העומס, ניתן להבין את המסר
    לקוח מתוך
    Enterprise Dashboard Digest
    לקוח מתוך
    Paras Doshi – Blog
    לקוח מתוך

    Welcome


     

     

  4. האם אני יכול לעדכן את הדאשבורד בקלות?
    יצרת דאשבורד מעולה. לפני שאתה מעלה אותו לרשת חשוב: מה דחיפות העדכונים הנדרשים? האם העדכון קל או שיש צורך להשקיע עבודה רבה בכל פעם שנדרש עדכון? אם מדובר בנתונים שמתעדכנים חדשות לבקרים רצוי לתכנן מראש את תדירות רענון הנתונים וזמינות המידע ברחבי הארגון.
  5. האם מטרת הדאשבורד וחיי המדף שלו מוצגים מציג בצורה ברורה?
    מטרת הדאשבורד, כאשר הוא בנוי ומעוצב היטב צריכה להיות ברורה לכל אחד שצופה בו כבר במבט ראשון. בנוסף, נדרשת בהירות לגבי יחידות הזמן אליהם הוא מתייחס, לאיזו תקופה ומה תכיפות העדכונים.
  6. האם המקורות של הדאשבורד ברורים וממוסכמים?
    חשוב מאוד לתעד בצורה ברורה את כל התהליכים ומקורות המידע עליהם נסמך הדאשבורד. חשוב כמה קשה ל"רשת" דאשבורד שמישהו אחר בנה, וכמה שעות עבודה מתבזבזות על התחקות אחרי המקורות.
    גם כאשר אנחנו בונים את הקובץ – לעיתים עובר זמן עד שאנחנו נגשים לעדכן אותו. כאשר התהליך ברור, שמות האלמנטים ברורים, שמות הטבלאות "עושים שכל" וקיים אינדקס מקורות הרבה יותר נוח לעבוד.
  7. האם הדאשבורד ידידותי למשתמש?
    סביר להניח שלא כל מי שאמור לקבל נתונים מהדאשבורד שולט באקסל או בבסיסי הנתונים מאחוריו.
    האם הדאשבורד אינטואיטיבי? האם קל לנווט בו? האם המידע מוצג בצורה ברורה?
    עוד נושא חשוב, שלא תמיד מקבל התייחסות מספיקה: הדפסה.
    ייתכן וחלק ממשתמשי הקצה ירצו להדפיס את הנתונים ולעבור על עותקים קשיחים שלהם.
    גם כאן כדאי להשקיע מעט מחשבה כבר בזמן התכנות.
  8. האם הוא מדוייק?
    השאלה נשמעת תמוהה – אבל כל משתמש אקסל ותיק יודע כמה קל ליפול למלכודת בנושא. בסיס נתונים שגדל ולא נכלל במלואו בטבלאות הציר, עמודה שנוספה ו"דחפה" את הנתונים לעמודה אחרת ועוד כהנה וכהנה.
    גם כאן כדאי להיעזר באותם חברים בארגון שמכירים את הנתונים ויכולים להגיד ברגע "הנתונים האלו לא הגיוניים". הקשיבו להם. לרוב, הם צודקים….

 

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים
מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות.
ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה
בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.