פונקציות LOOKUP – הפונקציות שחוסכות זמן וכסף


VLOOKUP, HLOOKUP והשילוב של MATCH בתוך פונקציית INDEX

מטרתן של פונקציות LOOKUP האלו לאחזר ולנצל מידע שקיים כבר בטבלאות, כדי לקצר ולייעל תהליכים.

VLOOKUP – היא אחת הפונקציות השכיחות ביותר ולמרות זאת, אנשים רבים לא משתמשים בה בגלל נתון אחד קטן ש"מסבך" את הפונקציה – נושא ההתאמה – Range_Lookup:

1vlookup

התאמה מדוייקת, מחייבת הכנסת ערך "FALSE" או את הספרה "0".

התאמה משוערת מחייבת הכנסת ערך "TRUE" או את הספרה "1" – זוהי ברירת המחדל באקסל. אם לא יוכנס נתון בפונקציה, אקסל אוטומטית תבחר באופציה הזו.

התאמה משוערת או התאמה מקורבת והתאמה מדוייקת – מתי להשתמש באופציות השונות

הכנתי סרטון קצר עם הסבר לשימוש באופציות השונות:

דוגמא נוספת לשימוש בהתאמה משוערת:

2vlookup

עמלות מוגדרות לרוב באמצעות "עד" סכום מסויים. כל עוד לא הושג היעד, העמלה תינתן על הסכום הנמוך יותר, בדיוק כמו בדוגמה שמעל: כדי להגיע ליעד של 6% עמלה – צריך למכור לפחות ב- 15,000 ש"ח.
מאחר ומשה מכר "רק" ב-12,000 ש"ח הוא זכאי לעמלה של 5% בלבד.
עמלות מתחילות להיות משולמות רק כשמגיעים למכירות בגובה 10,000 ש"ח ומעלה. ניתן לראות בדוגמא שאודי לא הצליח להגיע ליעד ולכן לא יקבל כלל עמלה.

ההתאמה המשוערת/מקורבת וההתאמה המדוייקת מופיעה כמובן גם בפונקציה המקבילה, פונקציית HLOOKUP:

3hlookup

 

גם כאן, אם לא היינו משתמשים בהתאמה משוערת, לא היינו מקבלים את הנתונים שבין החודשים הרבעוניים.

 

פונקצייה נוספת שנעזרת בהתאמות מדוייקות והתאמות משוערות – פונקציית MATCH.
במקרה הזה, יש לנו שלוש אופציות: קטן מ-, מדוייק וגדול מ-.
במקרה הזה – ההתייחסות היא למיון הטבלה ממנה מחזירים את הערכים: מיון עולה או מיון יורד – כאשר הערך הממוין הוא הערך אותו אנחנו משווים:

4Match

 

כדאי מאוד לנצל את הפונקציות שהודגמו במאמר זה. פונקציות אלו הופכות את האקסל מסתם גיליון בעזרתו מחשבים מספרים לגיליון ממנו מפיקים מידע אמיתי, דינמי בו משקיעים מחשבה פעם אחת ואחר כך נהנים לאורך זמן מהתוצאה.
לא חשוב מה יופיע בטבלאות – כל עוד הסדר נשמר – גם התוצאות יהיו מדוייקות.

כיום, מרבית החברות מפיקות אלפי נתונים, לפעמים – בתוכנות שונות ובפורמטים שונים. כדאי להשתמש בנתונים שקיימים כבר, במקום להקליד כל פעם את הנתונים מחדש.
הכרה מקרוב של שלושת הפונקציות שנדונו כאן, מייעלת מאוד את העבודה וחוסכת זמן וכסף רב.

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.