אקסל בשירות הנטוורקינג

נטוורקינג הוא כלי חשוב מאוד בארגז כלי השיווק של כל עסק, מהזעיר ביותר ועד לארגוני הענק. אחד הקשיים העיקריים בנטוורקינג הוא יצירת קשרים חדשים כל הזמן אך לא פחות מכך, שמירה על קשר עם חברים קיימים.

כמעט כולנו, מכניסים את פרטי הקשר של האנשים שהיכרנו לסלולרי .

מי מאתנו אינו מסתובב עם מכשיר, שיועד בראשית דרכו להוות אמצעי שיחה נייד בין שני אנשים, הידוע בכינויו "פלאפון"? מאז השתנה שמו ל"סלולרי" אח"כ ל"סמארטפון", והשיחה הפכה להיות לחלק הפחות מנוצל ביכולות המכשיר.

בתחילה, התחרו של מי גדול יותר. אחר כך של מי קטן יותר, של מי מתקדם יותר ועכשיו שוב – למי יש (מסך) גדול יותר.

דבר אחד נשאר בכל המכשירים: "ספר הטלפונים" הידוע יותר בכינוי הסתמי "אנשי קשר".

רובנו התחלנו לצבור אנשי קשר עוד בגלגולים הראשונים של המכשיר והקפדנו להעביר את אנשי הקשר ממכשיר למכשיר. חלקנו סנכרן ומסנכרן את אנשי הקשר עם האאוטלוק, הג'ימייל וכל מקום שמאפשר סנכרון אנשי קשר.

כולנו מבטיחים לעצמנו לעשות סדר ברשימה בהזדמנות הראשונה, בחג הקרוב, ביום גשום, ביום שיהיה רגוע. חלק גדול מאיתנו אפילו מתחיל. עוברים על האות א', מגיעים לב' אולי ג' ונשברים.

כל מי שעוסק בנטוורקינג או שמע על נטוורקינג יודע עד כמה חשוב לטפח את הקשרים שיש לנו – אבל כמה קשה לעשות זאת עם רשימה של מאות ואף אלפי אנשי קשר.

 

למה שלא נרתום את אקסל לעזרתנו?

בכמה צעדים, אנו יכולים לטייב את רשימת אנשי הקשר ולשדרג אותה בכמה רמות:

  1.  סנכרון "ספר הטלפונים" במכשיר עם אאוטלוק או ג'ימייל.
  2.  יצוא רשימת אנשי הקשר מהאאוטלוק או מהג'ימייל.
    ניתן לצפות כאן בסרטון שהכנתי ליצוא רשימת אנשי קשר מג'ימייל.
    היצוא מאאוטלוק דומה מאוד במהותו:

    יצוא מאאוטלוק 1 יצוא מאאוטלוק 2
    יצוא מאאוטלוק 3 יצוא מאאוטלוק 4
    יצוא מאאוטלוק 5 יצוא מאאוטלוק 6

3.      פתיחת קובץ CSV שנוצר.

4.     אחרי שנסתיר את העמודות המיותרות (בזמן היצוא נוצרות הרבה מאוד עמודות מידע) נעבור על הנתונים ונשלים מתוך כרטיסי ביקור שאספנו, מידע מתוך פייסבוק, אתרי הבית של אנשי הקשר וכל מידע נוסף.

5.     את הקובץ המטוייב אפשר לשמור ולייבא חזרה לתוך האאוטלוק או הג'ימייל (לא לשכוח למחוק לפני כן את אנשי הקשר הקיימים).

6)      נשמור את קובץ ה-CSV כאקסל, נמחק את העמודות המיותרות (להקפיד לשמור על עמודת תאריך היבוא, לשימוש עתידי) ונוסיף עמודה להכנסת "קבוצות עניין" או "סוג איש קשר" – האם הוא חבר, לקוח, ספק, מכר וכו'. ניתן להוסיף מספר איפיונים לאיש קשר.

מכאן – השמיים הם הגבול.

בכל פעם שנחזור לרשימה, נוכל לסנן את את הרשימה עפ"י העמודה שיצרנו:

–          ליצירת קשר עם הלקוחות

–          להודעה מרוכזת לספקים

–          לחידוש קשר עם מכרים ותיקים

–          לשליחת מיילים – באמצעות יצירת קבוצה במייל או באמצעות שליחת מיילים בודדים לרשימת תפוצה

–          נוכל להוסיף תזכורת ליום הולדת במידה והכנסנו לרשימה

אפשר לפתוח עמודה נוספת, להערות. בכל פעם שנקיים אינטראקציה עם איש קשר, נוכל להוסיף את המידע וכשנרצה ליצור קשר פעם נוספת, נוכל לראות את פרטי הפעילויות עד כה.

 

כמובן שניתן בכל פעם לחזור על תהליך יבוא אנשי הקשר ולהוסיף רק את החדשים – לפי תאריך היבוא בעמודה שהשארנו.

 

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.