בינה עסקית והעסק הקטן

בינה עסקית – לא רק לגדולים.

גם עסקים קטנים וזעירים חייבים לאסוף ולנתח נתונים לצורך התייעלות והגברת הרווחיות.

בינה עסקית (באנגלית: Business intelligence, בראשי תיבות: BI) היא תחום בטכנולוגיית המידע העוסק בבניית מערכות העוזרות לארגון להפיק מידע משמעותי מבחינה עסקית מתוך מכלול הנתונים הנאספים על ידיו.
מערכות הבינה העסקית מספקות מידע היסטורי, מידע עכשווי ותחזיות בנוגע לפעילות העסקית, ובעזרתן ניתן לאתר דפוסים משמעותיים לניהול של ארגון, וליצור דוחות התראות ואיתותים לצורך קבלת החלטות ניהוליות." (ויקיפדיה)

בינה עסקית BI מתקשרת בעינינו עם תאגידים, חברות ענק, חברות בינלאומיות וחברות ממשלתיות אך מדובר להלכה בתהליך של ניתוח נתונים קיימים והסקת מסקנות לשיפור ולייעול ההתנהלות העסקית. כל עסק, גם עסק של אדם אחד, מייצר כמות גדולה של נתונים.  הנתונים עצמם, גם אם חשובים, אינם מנוצלים במלואם עד שלא ורותמים את המידע שניתן להפיק מהם לשיפור ולייעול העסק. לעסקים קטנים ובינוניים, אין צורך בבניית מערכות מיוחדות ל"כריית נתונים" ל"מחסני נתונים" ולמאגרי נתונים מיוחדים.

אפליקציות מבוססות אקסל יכולות לשמש הן כמאגר הנתונים והן למערכות הניתוח.  אפליקציות שונות, חלקן ממש פשוטות, יכולות לשמש בפועל ככלים לבינה עסקית.

להלן כמה דוגמאות לאיסוף וניתוח נתונים – ולמסקנות שניתן להפיק

שילוב של רשימת לקוחות עם פרוט השיחות שניתן להוריד בקלות מאתרי חברות הסלולר והטלפונים – מהווה מסד נתונים לניתוח הזמן שמשקיעים במכירת מוצר ו/או הזמן שמשקיעים במתן שירות טלפוני. מידע זה יכול לעזור בתמחור שירות או מוצר וקבלת החלטות לגבי תכניות התקשרות.
דוח אקסל ישלב את הנתונים ויציג את המידע בטבלה מרוכזת (טבלת ציר) אותה ניתן לפלח בלחיצת כפתור בפילוחים שונים.

שילוב של רשימת אנשי קשר מתכנת הדואר האלקטרוני או ממערכות משלוח מסרים עם דוח חשבוניות – יתן תמונה ברורה על הרכישות שמבצעים הלקוחות, מיהם הלקוחות החוזרים, מהן ההעדפות שלהן. המסקנות שניתן להסיק יכולות לחסוך זמן מכירות יקר, כאשר כל לקוח יקבל את המידע לגבי סוג המוצר / שירות שמעניין אותו.
גם כאן, דוח אקסל פשוט יחסית יכול לעשות את העבודה, ולהציג את המידע באמצעות גרפים וטבלאות ציר בצורה ויזואלית המאפשרת קבלת החלטות על סמך מידע.

גיליון מעקב שעות עבודה בפרוייקט, שאוסף את שעות העבודה באמצעות פונקציות כגון VLOOLUP ושמות טווח,  ישמש כמידע עתידי גם כבסיס לתמחור פרוייקט דומה, וכבסיס לניתוח דוח רווח והפסד לפרוייקט ספציפי.

מעקב יתרות עתידיות בבנק, באמצעות גיליון אקסל בו מרכזים יתרת פתיחה, הכנסות בפועל והכנסות עתידיות ידועות בעמודה אחת, הוצאות בפועל והוצאות ידועות עתידיות בעמודה אחרת –  מאפשרות לנו להתנהל נכון בתשלומים לספקים, הכנת תכנית רכש וניתוח הכנסות והוצאות עונתיות.

עסק קטן, שידע לנצל את הנתונים ולהשתמש בכלים לבינה עסקית יצליח לשרוד טוב יותר מעסק שעובד על פי "תחושות בטן".

כותבת המאמר: ג'וד ברק – תותחית אקסל

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.