שירות מומחה אקסל – למי ולמה?

שירות מומחה אקסל – למי ולמה?

כתותחית אקסל, בכל פעם שאני מציגה את השירותים שאני מציעה, אני שומעת את השאלה: אני משתמש הרבה באקסל, על איזה צורך עונה מומחה אקסל ?

שאלה זו חוזרת על עצמה בהרבה מפגשים והרצאות שאני מקיימת. אני מצפה לשאלה, כי זהו קהל המטרה הטוב ביותר שלי.

אז באמת – למה לפנות למומחה אקסל ?

הסבר: מי שעדיין לא משתמש באקסל, לא יודע עד כמה התוכנה הזו יכולה לעזור לנהל כמעט כל תחום בחיים: החל מכלכלת המשפחה, תשלומים, מעקב אחרי חשבון הבנק ועד ניתוח נתונים מסובך לארגון כלכלי גדול.

גילוי נאות: אני נותנת שירותי מומחה אקסל לעסקים קטנים ולחברות בסדר גודל קטן ובינוני. כמומחית בתחום, אני מניחה שאני מכירה כ-60-70% מהיכולות של אקסל.

אם מישהו יגיד שהוא מכיר 90-100% מהיכולות, אל תאמינו.Depositphotos_9272265_xs

לדעתי, אפילו במייקרוסופט לא נמצא אדם שמכיר את כל היכולות של הכלי הנהדר הזה. הכלי מפותח ע"י צוותים שונים, כאשר כל צוות מכיר את מלוא היכולות של תוצר העבודה שלו.

נחזור לשאלה המנחה בתחילת מאמר זה – "אני משתמש באקסל, איזה צורך יש לי במומחה אקסל"? 

מומחה אקסל מכיר ויודע חלק גדול מהפונקציות המתקדמות, כל אחד עפ"י תחומי העניין שלו. מומחה אחד ידע בעיקר פונקציות או נוסחאות מעולם הסטטיסטיקה, אחר מתחום המתמטיקה ורובנו נדע את הפונקציות המתקדמות הנוגעות לניתוח נתונים עסקיים.

כל מומחה אקסל ידע איך להגיע לפונקציות אחרות, איך ללמוד אותן או למי לפנות כדי לקבל מידע נוסף. כולנו, נעזרים בעצמנו במומחים אחרים, משתמשים בתוספים שאחרים הכינו ולומדים כמעט כל יום משהו נוסף.

היתרונות שלנו, על פני המשתמש הרגיל נובע בדיוק מהידע הנוסף שיש לנו.

לא רק הידע בתכנות, ההיכרות הקרובה עם הפונקציות המתקדמות ופונקציות חדשות שנוספות בגרסאות אקסל שונות אלא בעיקר הידע שרכשנו לגבי היתרונות והחסרונות בשימוש בכל אחת מהפונקציות. מתי כדאי להשתמש בתכנות ומתי רק בשתילת פונקציות. מתי להשתמש בטבלאות רגילות ומתי להשתמש בטבלאות ציר. מתי הגרפים ממקדים ומתי הם סתם מבלבלים את העיניים. דווקא אותם משתמשי אקסל יכולים להעריך את החשיבות שבהתייעלות בעבודה.

אוטומטיזציה של דוחות

ניתוח נתונים ע"י מומחה אקסל

ניתוח נתונים נכון מביא לשיפור מתמיד בתוצאות העסקיות

שירותי מומחה אקסל כוללים לרוב מידה כזו או אחרת של תכנות באקסל VBA. כלומר, הפיכת פעולות רגילות לאוטומטיות, אם בעת פתיחת הגיליון או בעת לחיצה על כפתור. בעולם הטכנולוגי שלנו, כמעט בכל עסק מצטברים נתונים מסוגים שונים, לרוב, בתוכנות שונות: תוכנות כספים, תוכנות ניהול מלאי, תוכנות לניהול לקוחות, נתוני מסחר, נתונים בנקאיים וכו'. מומחה אקסל יכול לאחד נתונים באופן ידני או אוטומטי כך שמתשתמש האקסל יכול לנתח נתונים רבים יותר בקלות רבה יותר.

דוגמאות לדוחות אוטומטיים:

  • יבוא נתונים מתוכנות ניהול לקוחות, ניהול כספים ושילוב ביניהם. באמצעות השילוב אפשר לתת ערכים כספיים לכל לקוח, ברמת השירות או המוצר שרכש.
  • שליחת מיילים באופן אוטומטי ללקוחות שהמוצרים שלהם הגיעו, לספקים להם עדיין הזמנות פתוחות, ללקוחות שחוגגים יום הולדת, לכל גורם בארגון שחורג מלוח הזמנים.
  • איחוד טבלאות מקבצים שונים
  • פילוח נתונים בלחיצת כפתור
  • ביצוע פעולות שחוזרות על עצמן בלחיצת כפתור

מומחה אקסל עוזר גם בטיפים לעבודה מהירה יותר, לייעול השימוש באקסל, כמו למשל טיפים שפרסמתי:
מציאת ערכים כפולים באקסל

יצירת רשימה נפתחת באקסל

מבט מהיר על נתונים באקסל

טקסט לעמודות אקסל

 

קבלת תמונת מצב שוטפת באמצעות ניתוח נתונים בתפירה אישית

מנהלים רבים בעסקים גדולים כקטנים, אינם משתמשים מנוסים באקסל.

עבורם, קבלת דוח אוטומטי, שמשקף תמונת מצב שהורכבה על פי הצרכים האישיים שלהם – היא סיבה מעולה להשתמש בשירותי מומחה אקסל.

היכולת שיש לאקסל, לייבא נתונים מתוכנות שונות, לעבד ולנתח אותם ולהוציא טבלאות ציר וגרפים, יכולה לגרום להבדל בין מנהל שמחכה לקבל נתונים מכל מחלקה בארגון שלו לבין מנהל שמגיע בבוקר ויודע כבר את כל הנתונים ויכול לחסוך זמן רב בתהליכי קבלת ההחלטות שלו.

שירותי מומחה אקסל, כוללים לרוב ייעוץ בארגון הנתונים לצורך ניתוח, בדיקה מעמיקה של צרכי המנהל וארגון שיטות העבודה באקסל בהתאם לצרכים הארגוניים.

בבואך להחליט על מומחה אקסל – זו אחת הנקודות החשובות ביותר: ניסיונו של המומחה לא רק בתכנות אלא בייעוץ ובהבנה עסקית מעמיקה.

ניתן לנתח נתוני רווח והפסד ללקוח, לפרוייקט, למוצר, לרכיב מלאי או על פי כל פילוח אפשרי והכל באופן אוטומטי.  ניתן לנתח תהליכים, עמידה בלוחות זמנים של פרוייקט, רמות מלאי לפרוייקט או לקוח וכו'. השמיים הם הגבול.

About the Author:

ג'וד ברק – מומחית פרזנטציות, מצגות ודוחות עסקיים מקימה והבעלים של חברת ExcelLeader" – הנתונים מתייצבים מאחוריך", מומחית אקסל ועוסקת בבניית יישומים ובניית מצגות. ג'וד היא מהמובילות בארץ באיסוף, ניתוח והצגת נתונים ליזמים, חברות, עמותות ועסקים. מתמחה בבניית מצגות חכמות המיועדות לגיוס משקיעים, כמו גם תכנות קובצי ויישומי אקסל עבור עובדים ומנהלים. אחד התחומים החביבים עליה – הדרכה בהתאמה אישית, לשליטה מתקדמת באקסל, ובפאוור-פוינט.